(Publicado en Comunidad Hosteltur el 8 de agosto de 2010)
Los muy pequeños hoteles (menos de 12 habitaciones), o las casas rurales, normalmente no tenemos acceso, por precio, a recursos más que estandarizados, pero de pago, en los hoteles de gran capacidad.
Programo diversas aplicaciones gratuitas con el fin de hacer todo lo posible para facilitar comodidades al huésped y para aligerar ciertas pequeñas rutinas internas, y aunque estas aplicaciones son muy conocidas, me decido a poner en conocimiento su uso para otros pequeños establecimientos, ya que la fina línea que separa el usarlas o no, sólo es un tema de más o menos habilidad en conocer su funcionamiento.
Google ofrece muchos recursos que son sensibles para ser utilizados en pequeñas empresas.Eso sí, es imprescindible tener una cuenta de gmail, antes que nada. Aquí comento un par de ellas que me son realmente útiles en ofrecer un cuidado servicio al huésped.
Google Calendar para conocer la disponibilidad total del establecimiento: aunque ahora ya hay motores de reservas gratuitos a cambio de comisión, éstos ofrecen la disponibilidad para el periodo exactamente consultado. Si en la fecha deseada por el huésped, la habitación no está disponible, se deben ir realizando consultas una a una, hasta que encontrar disponibilidad. Con Google Calendar, añadiendo un calendario personalizado con el nombre de cada habitación y después enlazándolo a la web para cada una de ellas, el huésped conoce la disponibilidad para cada mes, pudiendo comprobar si en tal o cual fecha aún existe disponibilidad. En una sola consulta. Precaución: Inhabilitar «Invitar a otros», «Ver la lista de invitados», mostrarse como «Ocupado», y determinar la privacidad del evento como «Público». La visión desde nuestro control es la siguiente, pero el huésped al clicar en la habitación correspondiente, sólo le aparece el calendario de la disponibilidad total de la misma.
Google Docs para easy-pre-check-in y facturas on line: Google Docs facilita plantillas, muy cómodas de personalizar y de enviar por mail a cada usuario. Acceder a Google Docs y elegir «Crear nuevo» y luego «Formulario». En nuestro caso, he titulado el formulario con el 
nombre de cada habitación: parto de una habitación, efectúo todos los cambios necesarios y lo completo como quiero, y una vez el formulario de la habitación «A» está completo, se editan copias cambiando el nombre por el de cada habitación.
Es extraordinariamente sencillo, se editan las preguntas y luego la categoria de la respuesta (texto, tipo test, etc). En nuestro caso, además he decidido aprovecharlo para dar a conocer servicios personalizados más o menos personalizados: en el mismo formulario, les preguntamos si son celíacos, I-Phone-holics, cual de todos los desayunos ofertados puede ser de su atención…, y les premiamos con un obsequio en la habitación ligado al carácter del establecimiento, por su colaboración.
Para la e-factura, se crea también en Docs un documento nuevo en formato Hoja de Calculo y se comparte únicamente con el mail de dicho huésped. Con los datos facilitados por el propio huésped en el pre-easy-check-in, se insertan los datos facilitados. De este modo el huésped accede en todo momento a la información, que claro está, debe mantenerse siempre actualizada. Clicando en la imagen accedereis a la imagen real del pre-easy-check-in.
Hay muchos más recursos gratuitos (facilitar todas las rutas más recomendadas en Google Maps, o poder consultar sin necesidad de cuenta de Twitter a toda la información de la zona y del establecimiento que se difunde por este canal). Simplemente es necesaria tener clara la utilidad final y convencerse de tener la capacidad de poder utilizar estas herramientas, simplemente porque son realmente intuitivas!